Digitalizacja dokumentów papierowych
Przekształcamy tradycyjne archiwum w nowoczesną bazę cyfrową. Proces obejmuje profesjonalne skanowanie, indeksowanie oraz zabezpieczenie plików zgodnie z najwyższymi standardami.
- Skanowanie dokumentów w wysokiej rozdzielczości
- Automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR)
- Katalogowanie i tagowanie według kategorii
- Zabezpieczenie dostępu i szyfrowanie
- Integracja z istniejącymi systemami IT
Audyt i reorganizacja archiwum
Kompleksowa ocena obecnego stanu archiwum i opracowanie strategii uporządkowania. Identyfikujemy luki w procesach oraz wskazujemy obszary do usprawnienia.
- Inwentaryzacja zasobów archiwalnych
- Ocena zgodności z przepisami prawnymi
- Projekt nowego systemu organizacji
- Plan wdrożenia zmian
- Szkolenie personelu
Zarządzanie cyklem życia dokumentów
Wprowadzamy procesy automatyzacji od momentu powstania dokumentu, przez jego wykorzystanie, aż po archiwizację lub bezpieczne zniszczenie.
- Definicja polityki retencji dokumentów
- Automatyzacja przepływu dokumentów
- Kontrola terminów przechowywania
- Protokoły zniszczenia dokumentów
- Raporty i audyty zgodności
Przechowywanie dokumentów w dedykowanym magazynie
Oferujemy bezpieczne składowanie dokumentacji w profesjonalnie zarządzanych magazynach z pełną kontrolą dostępu i warunków środowiskowych.
- Monitoring 24/7 i ochrona fizyczna
- Kontrola temperatury i wilgotności
- System zarządzania lokalizacjami
- Szybki dostęp do dokumentów na żądanie
- Ubezpieczenie przechowywanej dokumentacji
Konsultacje i doradztwo eksperckie
Wsparcie specjalistów w zakresie strategii archiwizacyjnej, zgodności z przepisami oraz optymalizacji procesów dokumentacyjnych.
- Indywidualne sesje konsultacyjne
- Analiza zgodności z RODO i przepisami branżowymi
- Rekomendacje technologiczne
- Wsparcie w przygotowaniu dokumentacji
Szkolenia i warsztaty
Praktyczne szkolenia dla zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją. Przekazujemy wiedzę niezbędną do efektywnego działania systemów archiwalnych.
- Warsztaty dla administratorów archiwów
- Szkolenia z zakresu RODO dla personelu
- Obsługa systemów cyfrowych
- Best practices w archiwizacji